Cómo anular una factura

Todo negocio, online o físico, se ha enfrentado a esta situación: ¿Puedo anular una factura? Y si puedo, ¿cómo lo hago?

 

Si la factura ya ha sido emitida, cualquier anulación o modificación debe hacerse bajo el reglamento del Real Decreto 1619/2012. De lo contrario, cuando llegue el momento de liquidar el crédito fiscal, surgirán problemas.

 

Este Real Decreto se aplica tanto a las facturas ordinarias como a las facturas electrónicas que generes desde tu ecommerce, tal como indica el Ministerio de Hacienda. La e factura es un documento electrónico, y ha de cumplir los mismos requisitos legales exigidos a la factura tradicional en papel.

 

En ambos caso, una factura errónea y ya emitida, solo se puede subsanar legalmente con:

  1. Una nota de crédito
  2. Una factura rectificativa

En este artículo, vamos a centrarnos en anular una factura y hacer una nota de crédito.

 

Cuándo puedo anular una factura

Los motivos por los que una empresa puede realizar una cancelación de invoice o e factura, pueden ser, entre otros:

  • No se ha recibido el producto, aunque se haya pagado.  
  • No se ha llevado a cabo un servicio, aunque se haya abonado
  • Directamente cuando un producto ha sido devuelto

 

Solo es factible anular una factura si ha sido recién enviada y no está incluida en un trimestre contable ya cerrado. Es decir: no tienen el IVA liquidado. En este caso, cancelamos la factura y emitimos una nota de crédito.

 

En el caso de que el invoice, o la factura electrónica, tenga un error (faltan datos, se han calculado mal los impuestos) y el trimestre contable/administrativo ya esté cerrado y liquidado, se debe emitir una factura rectificativa, de la que hablaremos en otro artículo.

 

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Una de las preguntas comunes es: ¿puedo anular una factura aunque ya haya pasado el periodo impositivo en el que se registró? La AEAT dice que sí.

 

¿Qué es una nota de crédito?

 

La nota de crédito es un documento legal en el cual queda constancia del reembolso, al incluir todos los importes finales en negativo de la factura a cancelar. De esta manera, a efectos prácticos, es como si se anulara la otra factura. Y Hacienda tiene constancia de que ese dinero ya no está en la caja de la empresa.

 

La nota de crédito se realiza como una factura normal, pero que se identifique claramente que es una nota de crédito. El cliente debe recibir la nota junto a copia de la factura original, y que se vea la anulación del importe económico.

 

Volviendo a Hacienda, debes mantener las facturas antiguas, aunque estén “anuladas” con una nota de crédito, por si acaso en algún momento tuvieras una inspección de la Agencia Tributaria. Así podrás demostrar que la nota de crédito se realizó en base a una factura real.

 

Cómo anular una factura.

 

Teniendo en cuenta todo lo anterior, para anular una factura, es necesario:

 

  • Hacer la factura nueva, donde quede claro que es una “nota de crédito”.
  • Asignarle un número correlativo al de la serie de facturas que ya se han emitido. No debe ser correlativo al de la factura que estás anulando, si no que si en el período contable corriente llevas 22 invoice o facturas, la nota sería la 23.
  • Incluir el número de referencia de la factura anulada.
  • Y no te olvides de incluir las cantidades que se han anulado, en negativo.

 

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Conclusión

Los errores en las facturas pueden ocurrir, como humanos que somos, por diferentes motivos. Y es importante saber gestionar esas facturas erróneas, por ejemplo para hacer anulaciones.

 

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