¿Qué es una factura rectificativa?

En toda empresa o comercio, siempre, por un motivo o por otro, se van a cometer errores varios. Y lo importante es cómo rectificarlos. Esto se aplica también a las facturas. ¿Qué pasa si te equivocas en una factura? Que has de emitir una factura rectificativa.

 

¿Cuándo emitir una factura rectificativa?

Desde un error en el nombre de la empresa cliente, el importe o el IVA mal calculado, no haber incluido datos que son relevantes para el documento contable, o directamente haber realizado una devolución. Estos son los motivos por los que debes emitir una factura rectificativa que corrija a la original.

Qué es una factura rectificativa

Y si nos fijamos en lo que indica la propia Agencia Tributaria, sus palabras exactas son las siguientes:

 

  • En los casos en que la factura no cumpla alguno de los requisitos establecidos como obligatorios en los artículos 6 y 7 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
  • Cuando se hubieran producido las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible del IVA establecidas en el artículo 80 de la Ley 37/1992.

Y si al emitir una factura rectificativa se comete a su vez un error, habría que emitir una nueva. La rectificativa, al igual que sucede con la factura ordinaria, no se puede modificar tampoco.

 

La factura rectificativa y el IVA

Si tu empresa se encuentra en alguno de los casos anteriores, lo que nunca debes hacer es modificar la factura original y “corregirla”. Siempre has de emitir una factura rectificativa, que incluya toda la información correcta, o que indique la devolución.

 

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En el caso del IVA, concretamente, – que es siempre lo que más preocupa y el tema con el que hay que tener más cuidado -, hay dos motivos principales por los que se emite una factura rectificativa:  

 

  1. Cuando las cuotas repercutidas del IVA se hubiesen determinado incorrectamente.
  2. Porque la factura original ha quedado impagada, y la empresa ya había declarado y pagado el IVA a Hacienda. Emitiendo una factura rectificativa es como se puede recuperar.

 

En ambos casos, el plazo para emitir una factura rectificativa referente al IVA es de un mes desde la emisión de la original. Y desde que se emite la factura rectificativa, contamos a su vez con otro mes para comunicarlo por escrito a la Agencia Tributaria.

 

Cómo hacer una factura rectificativa

En el caso de que tengamos que modificar el importe total de la factura original, la factura rectificativa debe emitirse en un plazo máximo de 4 años desde la fecha de devengo. Es decir, la fecha en la que se realizó el hecho imponible sujeto a gravamen.

 

No olvidar que se debe comunicar por escrito a Hacienda la modificación realizada en el importe (que puede ser una cantidad tanto positiva como negativa), así como adjuntar copia de ambas facturas: la rectificativa y la original.

Cómo rectificar una facturaEn un modelo de factura rectificativa, es fundamental incluir siempre la siguiente información, para evitar sanciones:

 

  • El número y la fecha de la factura original, para poder identificarla.
  • Llevará una numeración diferente a la original, y en una serie también distinta.
  • Es obligatorio hacer constar que es una factura rectificativa. Lo idóneo es que lo indique en la cabecera.  
  • Es imprescindible indicar claramente cuál es el motivo de emitirla e indicar qué es lo que se ha rectificado: un dato informativo, un cálculo en el impuesto, añadir información…

 

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Y por supuesto, toda la información que por defecto hay que incluir en una factura ordinaria:

 

  • Fecha de emisión
  • Fecha de vencimiento
  • Información fiscal tanto del emisor como del receptor

En el caso de la falta de datos o información equivocada sobre las empresas, lo ideal es que no suceda, pues de cara a Hacienda, lo más adecuado es recibir rectificaciones que se refieren a importes, no tanto a cambios administrativos.

 

Facturas rectificativas negativas: ¿sí o no?

Se realizan cuando se hace la devolución de un pedido. Siempre que sea un producto, algo físico, será posible justificar su emisión con facilidad. Pero en el caso de servicios, no se aconseja en uso de facturas rectificativas negativas, ya que es más complicado justificar dicha devolución ante la Agencia Tributaria.

 

Conclusión

No pasa nada si te equivocas en una factura, porque se puede rectificar, pero debes tener en cuenta los plazos y la información obligatoria a añadir en el documento, para evitar sanciones o requerimientos por parte de la Agencia Tributaria.

 

A la hora de gestionar la contabilidad, siempre es aconsejable, no solo tener un experto contable, al que te puedas dirigir ante cualquier duda, sino también un sistema o software de gestión contable y facturación, que te ayudará a la realización de estas tareas.

 

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