Una de las partes más importantes en toda empresa es la gestión de compras. Como podrás intuir, contar con toda la información pertinente, saber de proveedores, conocer en qué se invertirá el dinero y qué clase de mercancía recibiremos es una de las formas de control más exactas, y eficientes, con las que podemos contar.
Muchas personas creen que comprar significa algo sencillo, una acción más del sinfín que nuestra empresa nos exigirá. La realidad es que, a la hora de adquirir productos, es necesario contar con ciertos requisitos, saberes que evitarán posibles problemas y futuras complicaciones.
Qué es un informe de compras
Antes que nada debemos saber que un informe de gestión es un documentos en el que se muestran las actividades de coordinación, gestión, administración y dirección que se efectuaron en un periodo determinado. Este lapso de tiempo varía según la actividad que estés analizando, pero es normal que se realice de manera trimestral, semestral o anual.
Así, un informe de ventas reflejará los movimientos que nuestra empresa haya realizado en cuando a las adquisición de bienes. Este tipo de herramienta asegura que nuestro negocio tenga los mejores proveedores posibles, adquiera los servicios necesarios y gestiones el presupuesto de manera adecuada.
Las compras desde ya algún tiempo ha dejado de ser un elemento más para convertirse en una actividad clave, sobre todo si entendemos que a través de ella se pueden generar estrategias de la organización. Con la llegada de la globalización y las nuevas tecnologías, es normal que las empresas quieras reducir los costos básicos; sobre todo si entendemos que comprar es el elemento que más gasta dinero en los negocios y tener un control es una buena oportunidad para reducir costos y aumentar los beneficios.
Cómo realizar un informe de compras
Para realizar el informe de compras de una empresa se deben tener en cuenta múltiples elementos, cada uno de ellos es importante y te permitirá saber con exactitud los movimientos que se generan en nuestro negocio. Por ejemplo, es importante que este documentos se realice por la persona que ha dirigido las ventas. Por obvias razones, este individuos o grupos de individuos tendrán los conocimientos suficientes para elaborar el informe de manera correcta.
Una vez entendido esto, el informe debe incorporar un encabezado que incluya cierto tipos de datos como: tipo de documento, fecha de la que trata, departamento que lo elabora, empresa a la que pertenece y la persona a la quien va dirigido, si se da el caso de que necesites presentarlo a una organización o un grupo más amplio, no es necesario que coloques el nombre de la misma.
A continuación harás una introducción donde expondrás, de manera breve, los motivos por los cuales realizas el informe, esto con el fin de que quien lo reciba entienda todo el documento de manera básica. Una vez hecho esto, entramos de lleno al desarrollo del informe, estado donde debes tener claro algunos puntos como los antecedentes, que son las razones de realizar el informe.
Las fuentes de información donde obtendrás el material para desarrollarlo. Del mismo modo, la metodología que se utiliza para desarrollar la materia; los problemas que has encontrado mientras la desarrollabas y datos importantes que hagan referencia a la situación económica de la empresa.
Conclusión
Tal como te decíamos al principio del post, el informe de ventas es imprescindible para una correcta gestión de tu tienda, ya sea online o física. Y nuestro software ERP está pensando para ayudarte en la tarea. Tanto si tienes que hacer los informes para ti mismo, como si tienes socios o accionistas frente a quienes tienes que responder o reportarte. ¿Tienes alguna duda? ¿Algo que añadir?
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