El arqueo de caja es una acción que se realiza cada cierto tiempo en cualquier negocio o entidad en la que se producen transacciones económicas de forma constante.
Su objetivo es determinar si se ha contabilizado de manera adecuada el efectivo recibido, comprobando que esta contabilidad coincida con el efectivo físico que hay en caja.
Sin dudas, es una acción sumamente importante que debe realizarse a diario para garantizar la rentabilidad del negocio y asegurarnos de que todo marche como debe.
En este artículo te mostramos en profundidad qué es un arqueo de caja y cómo se hace mediante un ejemplo sencillo de comprender.
¡Comenzamos!
¿Qué es un arqueo de caja?
El arqueo de caja no es más (ni menos) que el recuento de todas las transacciones de dinero en un determinado periodo. Aunque se tienen en cuenta tanto gastos como ingresos, el arqueo de caja tiene la finalidad de comprobar que el efectivo contabilizado que funge como ingreso, coincide con la cifra que se encuentra físicamente en caja.
Los expertos recomiendan hacer el arqueo de caja a diario, o cada vez que exista un cambio de turno, sobre todo en negocios o comercios que realizan numerosas transacciones en el día.
Las cajas en establecimientos físicos son vulnerables a robos y pérdidas, así como descuidos del personal que la atiende. Por ello, conviene realizar el arqueo de caja con frecuencia para tomar las medidas pertinentes en caso de faltante.
¿Cómo hacer arqueo de caja?
Antes de conocer la fórmula del arqueo de caja es preciso definir las variables que intervienen en esta ecuación.
Ventas diarias (VD) : Suma de las ventas realizadas en el día.
Efectivo inicial (CEI) : Saldo con el que se inicia la caja en el día.
Efectivo al momento del cierre (CEF) : Cantidad de efectivo existente al cierre de ese día.
Pagos por otros medios (VO) : Pagos realizados con transferencias bancarias u otros medios habilitados.
Ventas a crédito (CC)
Descuentos (D)
Otros gastos de la empresa (OG)
De acuerdo a estas variables la fórmula para el arqueo de caja sería la siguiente:
VD = CEF + CEI + VO – OG – D – CC
Arqueo de caja: Ejemplos
Con esta fórmula y la definición de cada una de sus variables estamos en condiciones de poner un ejemplo práctico y comprobar cuales son los posibles escenarios a los que te puedes enfrentar en un arqueo de caja.
Supongamos que tenemos los siguientes números:
CEF: 5 000
CEI: 500
VO: 1 000
OG: 10
D: 30
CC: 2 000
VD: X
VD: 5000 + 500 + 1000 – 10 – 30 – 2 000 = 4 460
Ahora, tendrás que comprobar que esta cifra final coincide con la cantidad refrendada en las Ventas Diarias.
Si el dinero es inferior estaríamos ante un faltante. Si es superior, indica que hay dinero sobrante.
Por lo general, esto ocurre debido a errores humanos cuando olvidamos anotar un ingreso o gasto. Por ello, conviene utilizar un software TPV que permita reducir al mínimo este tipo de errores, y así obtener las cifras exactas en un arqueo de caja.
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