¿Qué es un albarán?

Un albarán, que también se le conoce como nota de entrega o nota de remisión, es un documento mercantil que se utiliza frecuentemente en la actividad comercial de las empresas. Se trata de una herramienta de control de productos, sumamente importante para la gestión de tu negocio.

Cada movimiento que realizas en tu empresa, transacciones comerciales, actos de compra y venta, entre otros, deben quedar constatado en documentos formales. El albarán es un documento clave, tanto para el comprador como para el vendedor. Por ello es importante guardar varias copias del mismo de forma tal que ambas partes puedan archivar esta constancia.

Características del albarán

Un albarán o nota de entrega contiene la lista de los elementos o mercancías que deben ser entregadas. De igual forma, puede contener información detallada de cada uno de los productos para evitar confusiones. Debe estar debidamente firmado por el comprador, una vez que compruebe que toda la mercancía está en orden. En este sentido, si tú eres el comprador, debes asegurarte de que está todo por lo que pagó, ya que una vez firmado el documento, es muy difícil reclamar cualquier incidencia.

¿Qué diferencia hay entre un albarán y una factura?

Es importante no confundir la nota de remisión con la factura, aunque puedan contener informaciones similares. Una factura, a diferencia de la nota de entrega, cuenta con funciones tributarias.

Una factura es un documento oficial y formal que presenta validez fiscal, por lo que, además de la información que puede contener un albarán, también debe constar otros datos como el IVA, por ejemplo.

Aunque el albarán no sea un documento fiscal u oficial, es un escrito formal que también tiene consecuencias legales. La existencia o no de la firma de quien recibe la mercancía es aval suficiente en caso de una querella judicial.

Tipos de albarán

De acuerdo a las características y funciones que cumple, existen diferentes tipos:

• Albarán Valorado: Este tipo de albarán es el que contempla todos los elementos que son entregados con el precio individual de cada uno y el total de la operación comercial. Suele además ser más detallado en cuanto a las características de los productos.
• Albarán no Valorado: Este documento no ofrece más detalles que la lista de mercancías entregadas y ciertas características sobre las mismas. No contiene el precio individual, ni total de los elementos entregados. Este albarán tiene la finalidad de dejar una constancia de que la entrega se realizó de forma correcta.

El alabarán de pedido es aquel que contiene la lista de elementos que el comprador solicita. Mientras, el albarán de entrega es al que hemos estado haciendo alusión en este artículo.

Conclusión

Aunque el albarán no cumple las mismas funciones de una factura y no presenta obligaciones fiscales para el comprador, sigue siendo un importante documento de control. A pesar de que no tiene implicaciones tributarias, presenta numerosas ventajas para compradores y vendedores.

Además, como es un documento formal, que precisa la firma de ambas partes, se puede utilizar como constancia legal de que la operación comercial se realizó de forma correcta. Un aval que puede utilizar el comprador, el vendedor y el transportista.