Introducción a la multitienda y multialmacén de prestashop

Desde la versión 1.5, prestashop permite lo que denominamos “multitienda”, que no es otra cosa que poder controlar, desde un mismo backoffice, varias tiendas online. Estas tiendas se pueden agrupar para compartir clientes, pedidos y stocks o sencillamente ser totalmente independientes unas de otras,  si bien, habrá datos que serán comunes en todas ellas obligatoriamente, nos da una libertad a la hora de poder planificar una estructura de tiendas, ya sea online , físicas a través de nuestra solución “innovacommerce”.

La configuración de un entorno “multitienda” no es demasiado complejo, tan solo hay que tener en cuenta ciertos factores y tener muy claro que queremos hacer antes de configurarlo ya que una mala configuración puede llegar a tener efectos contrarios a los deseados.

También entra en juego el “multialmacén”. Prestashop, también desde su versión 1.5, permite utilizar en los productos el “stock avanzado”, que no es otra cosa que llevar un control del stock de los productos y sus combinaciones en almacenes. Estos almacenes pueden pertenecer a su vez a las tiendas de la multitienda. Con esto, los escenarios posibles son variados, pero los más comunes son los siguiente:

  • Una sola tienda con uno o varios almacenes
  • Varias tiendas con un almacén cada una de ellas
  • Varias tiendas con a su vez varios almacenes

No debemos caer en el error que el “multialmacén” nos va a permitir por ejemplo, tener precios distintos de los productos, el multialmacén solo nos vale para tener el stock controlado y poder usar las herramientas de inventario que incorpora innovacommerce y prestashop. Para tener precios distintos de los productos se usa la “multitienda” ya que puedes tener precios diferentes para cada una de las tiendas configuradas.

Cómo se configura la multitienda

Para activar la multitienda en prestashop, nos iremos a la pestaña “preferencias” -> “General” y nos desplazamos hasta la opción que dice “habilitar multitienda”. Al darle a “guardar” se habilitará el menú “multitienda” en el menú principal de Prestashop, en ese momento, todos nuestros productos se asociarán automáticamente a la tienda por defecto que se crea en el sistema y que llevará el nombre de nuestra tienda, dentro del grupo de tiendas “default”.
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Para agregar nuevas tiendas o nuevos grupos, navegaremos al menú “multitienda” que se encontrará en el menú “parámetros avanzados” – “Multitienda” (o Tiendas Múltiples). Ahí veremos nuestro grupo de teindas “default” y dependiendo de él, nuestra tienda principal. Para añadir una nueva tienda, haremos click en “añadir nueva tienda” en los botones superiores y si queremos añadir un nuevo grupo, haremos click en “añadir nuevo grupo de tienda”.

Añadiendo una nueva tienda a nuestro grupo de tiendas

Si lo que queremos es configurar varias tiendas para poder controlarlas desde el backoffice, haremos click en “añadir nueva tienda” con lo que veremos el siguiente formulario:

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Una tienda básicamente se compone de pocos parámetros,  un nombre que la identifica, el grupo de tiendas al que pertenece, la categoría que se considerará “categoría raiz” dentro de tu árbol de categorías y a su vez, debes elegir que categorías compondrán la lista de categorías de esta nueva tienda, si seleccionas categorías que también estén asociadas a otra tienda, en ambas tiendas esa categoría estará visible (aunque no tienen por que estar visible sus productos ya que los productos se pueden dar de alta en una u otra tienda indistintamente, en todas las tiendas a la vez o en un grupo de tiendas).

Guardamos los cambios con “guardar”, con esto, ya tendremos creada nuestra nueva tienda.

Asociación de clientes y productos a las tiendas disponibles.

Cuando la multitienda está activada, podremos ver en el menú superior junto al logo de prestashop (y en innovacommerce, en la barra de título a la izquierda), un selector donde podremos elegir entre “todas las tiendas”, “un grupo de tiendas” o “una tienda específica”, dependerá de la posición de este selector, estaremos creando ítems para todas las tiendas, para un grupo o para una tienda específica. Con este selector controlaremos fácilmente con que tienda queremos trabajar.

Hay gestiones en que no importará en que posición esté el selector, pues dentro de su gestión tendremos un árbol de “asociaciones” para decir en qué tiendas queremos que el ítem concreto esté disponible, esto pasa por ejemplo para los grupos de atributos y atributos o para las reglas de impuestos, no tendrás que crear varios ítems para varias tiendas, sino simplemente crear uno y decir en qué tiendas estará o no disponible dicho ítem.

Creación de almacenes para cada tienda

Como hemos comentado en la introducción de este artículo, cada tienda puede tener uno o varios almacenes, hay que tener muy en cuenta que los almacenes solo se utilizarán para aquellos productos que tengan el stock avanzado activado ya que en productos sin esta gestión activada, no aparecerán en los listados de inventario de almacenes, al considerarse productos donde introducimos las unidades de forma manual.

Cada almacén creado debe asociarse a una o varias tiendas o incluso a un grupo de tiendas. Es obvio que si un almacén se asocia a 2 o más tiendas, se supone que es un almacén centralizado y que el stock que consultemos nos dará siempre el stock de dicho almacén (no de sus tiendas).

Para que se vea más claro, cada tienda física en sí es un “almacén” y los productos que en ella se exhiben y están en la trastiendas son productos que están almacenados en el almacén asociado a esa tienda, pero repetimos que esto es única y exclusivamente para utilizar el sistema de stock avanzado de prestashop. Si no vamos a usarlo, no hará falta crear almacenes y cada tienda tendrá su propio stock manual que será reflejado en los productos que estén asociados a dicha tienda.

La gestión eficaz de un stock en varias tiendas con o sin almacenes.

Como se ha comentado, el sistema de almacenaje de prestashop lo que nos ayuda es a llevar un control más preciso de nuestro stock,  como ubicaciones en almacén, control eficaz del inventario porque podremos ver todos los movimientos de los artículos, desde que entra hasta que se vende, entre otras muchas opciones. Si no usamos almacenes, este stock se supone que es manual y se controlará única y exclusivamente desde la ficha de los artículos, es decir, crearemos un artículo, en su pestaña “cantidades” especificaremos cuantas unidades ahí y listos y si queremos añadir más unidades, habrá que buscar el producto, editarlo y añadir (modificar) las unidades existentes por las nuevas, un trabajo mucho menos preciso y por tanto menos eficaz, además de no poder contar con las herramientas necesarias para , por ejemplo , elaborar un inventario valorado de stock.

El hecho de usar o no almacenes ya queda a criterio de las necesidades del comerciante, aquí solo exponemos el funcionamiento de uno y otro método, no es uno mejor que otro ni viceversa, simplemente está pensado para abarcar un gran número de necesidades de los comerciantes.

Innovacommerce, cómo configuro cada TPV para cada tienda y para cada almacén.

Innovacommerce TPV está pensado para vender productos de una de tus tiendas y a su vez, de uno de sus almacenes (si tiene más de uno). Podremos especificar en las opciones del TPV sobre que tienda queremos restar stock a la hora de vender y a su vez sobre qué almacén restará stock. Si la tienda que especifiquemos en el TPV no tiene almacenes, el TPV restará del stock manual  y no hará mas nada, ahora, si está restando de un almacén, además de restar el stock correspondiente a ese almacén, generará un “movimiento de almacén” consistente en decir que X producto se vendió en Y unidades en el pedido Z, con lo que, como puede verse, el control posterior es mucho mejor y más eficaz.

No será posible, por ejemplo, que un TPV reste de más de un almacén ni de más de una tienda, para eso, tendrá que configurar varios terminales (aunque sean dentro del mismo equipo), cada terminal creado puede estar asociado, como hemos dicho, a una tienda y a un almacén (si existe).

El almacenado de productos para la gestión avanzada de stock.

Para que el sistema de almacenes funcione, no solo basta con crear los almacenes y asociarlos a tiendas, los productos hay también que almacenarlos, para ello, existe una opción en innovacommerce para almacenar todos los productos de una tienda a un almacén específico (de esa tienda). Será imposible almacenar un producto a un almacén que no esté asociado a la tienda a la cual pertenece dicho producto. Cuando un producto se almacena, ya no es posible especificar unidades de forma manual dentro de su ficha (los campos aparecerán deshabilitados), y es así porque ya los movimientos de stock de dicho producto tendrán que realizarse con la opción “movimientos de almacén” dentro del menú “existencias” de prestashop o desde el mismo menú “almacenes” – > “movimientos de existencias” en Innovacommerce, donde se podrá especificar las unidades que entran, que salen o que se transfieren de un almacén a otro. Para transferir los productos,  es obvio que los almacenes implicados deben pertenecer a la misma tienda.

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