El módulo de compras ofrece una integración con nuestra tienda ideal para llevar el control efectivo del stock y de los almacenes. Además, llevar un registro de compras nos ayudará a elaborar estadísticas eficaces de, por ejemplo , márgenes de beneficio, histórico de compras y ventas entre otras muchas características. Para acceder a las diferentes opciones de compras, haz clic en la pestaña “compras” de la barra de menú superior.

Wiki - sección de Compras

Los proveedores

Los proveedores son las empresas que nos suplen de productos, esta gestión coincide con la gestión de proveedores de prestashop. Al hacer clic en el botón “proveedores” veremos una lista de los mismos.

Wiki - Compras - proveedores

Al igual que en otras gestiones de la aplicación, tenemos una completa barra de herramientas para operar con los registros, que pasamos a detallar:

  • Validar cambios: Este botón se utiliza para validar cambios que hayamos hecho directamente en la rejilla de datos.
  • Eliminar, editar y nuevo: Controla como agregar o modificar datos.
  • Tiempo de tránsito: Utilizado para indicar el tiempo de tránsito que requiere el proveedor para el envío de la mercancía.

Podremos crear nuevos proveedores con “Nuevo proveedor” y editarlos con “Edición avanzada”. En la lista se muestran las imágenes de los logotipos, para recargarlas y tomar últimas modificaciones que se hayan realizado, usa el botón “Recargar imágenes”.

Wiki - Compras - Nuevo proveedor

  • Nombre proveedor: El nombre del proveedor.
  • Teléfono: Un teléfono de contacto
  • Descripcion: Descripción del proveedor en texto enriquecido.
  • Multitienda: Tiendas de la multitienda en las que el proveedor está disponible.
  • Imagen: La imagen o logotipo asociado al proveedor.
  • País: Pais del proveedor
  • Dirección, cuidad, codigo postal: Datos sobre la dirección del proveedor.
  • Metas: Datos para el posicionamiento y las metaetiquetas del proveedor.
  • Activo: Nos indica si el proveedor está activo o no.

Los fabricantes

La gestión de fabricantes es similar a la de proveedores, de hecho es muy parecida tanto el manejo de datos como la introducción. Para acceder a los fabricantes, utilizaremos el botón “Fabricantes” del menú de la izquierda.

Wiki - Compras - Fabricantes

  • Validar cambios: Este botón se utiliza para validar cambios que hayamos hecho directamente en la rejilla de datos.
  • Eliminar, editar y nuevo: Controla como agregar o modificar datos.

Podremos crear nuevos fabricantes con “Nuevo fabricante” y editarlos con “Edición avanzada”. En la lista se muestran las imágenes de los logotipos, para recargarlas y tomar últimas modificaciones que se hayan realizado, usa el botón “Recargar imágenes”.

El formulario de captura de datos es similar al de proveedores:
Wiki - Compras, nuevo fabricante

  • Nombre fabricante: El nombre del fabricante.
  • Teléfono: Un teléfono de contacto
  • Descripcion: Descripción larga del fabricante en texto enriquecido.
  • Descripción corta: Una descripción más breve
  • Multitienda: Tiendas de la multi-tienda en las que el fabricante está disponible.
  • Imagen: La imagen o logotipo asociado al fabricante
  • País: Pais del fabricante.
  • Dirección, cuidad, código postal: Datos sobre la dirección del fabricante.
  • Metas: Datos para el posicionamiento y las meta-etiquetas del fabricante.
  • Activo: Nos indica si el fabricante está activo o no.

Los pedidos a proveedores

En Innovacommerce hemos llamado “pedidos a proveedores” a toda la gestión de la mercancía realmente, es decir, con esta opción podremos gestionar los pedidos a proveedores, pero va mucho más allá, nos sirve para hacer también entradas y salidas de mercancía y traspaso entre tiendas y/o almacenes de una misma tienda, es muy potente y tiene en cuenta el tipo de stock de los productos y, en caso de usar stock avanzado, en que almacén está almacenado el producto. A este tipo de tareas llamaresmos “operaciones de mercancías” o simplmente, “pedidos a proveedores” porque es la tarea más común de la gestión. Analicemos su funcionamiento de forma detenida.

En primer lugar hay que destacar que las operaciones tienen dos estados básicos de gestión, además de sus estados internos. Una operación puede estar “realizada” (aspa verde), que indica que el stock de esa operación ya se insertor, se sacó o se traspasó y lo único que podremos ya hacer con esas operaciones es revisarlas o imprimir un documento, no será posible ditarlas salvo ciertos campos muy concretos.

Las operaciones con la aspa roja, están pendiente de finalizar, varios motivos pueden estar detrás de una operación sin finalizar, pero la más usual es que esté incompleta y quieras completarla en otro momento, o provenga de alguna otra sucursal de tu cadena de tiendas y esté pendiente de revisión por el equipo de almacenaje.

Creación de una nueva orden de movimientos de mercancía

Debemos considerar una compra a un proveedor, una devolución, una salida por merma o un traspaso como un “movimiento de mercancía”, esta gestión en innovacommerce se hace toda desde la misma ventana y según la gestión que vayamos a realizar, habrá un workflow u otro, vamos a explicar aquí esos “workflows” más usuales y como realizar dichas tareas.

  • Workflow: Pedido a un proveedor (la mercancía aún no ha llegado, lo que queremos es pedir al proveddor)
  • Paso 1 – la introducción de los productos que queremos pedir.

Haremos clkc en “nueva operación”

Veremos que aparece un pequeño asistente, haremos clic en “Entrada de mercancía o pedido a proveedor”, con esta opción, la gestión de “entrada de mercancía” ya sale activa por defecto en la parte derecha de la ventana, si bien aún no vamos a introducir mercancía, pero será nuestro objetivo final en este workflow.

En este momento, daremos un nombre a la operación en “Referencia de la operación”, una fecha para la operación (normalmente será la de hoy) y un proveedor al que vamos a pedirle la mercancía. Podemos activar la casilla “notificar si el producto a añadir pertenece al proveedor” si queremos una seguridad extra a la hora de introducir los artículos.

Antes de empezar a introducri los productos que queremos pedir, podemos echar un vistazo a la pestaña “opciones avanzadas” a fin de establecer otros parámetros para nuestra operación, como una “nota para el proveedor” o “una fecha aproximada de recepción”

Para añadir productos a la lista, tenemos vairas vías.

  • A través de los códigos de barras (modo automático y manual)

En la parte de arriba de la lista, tienes un cuadro llamado “cargar por código de barras”, este cuadro está destinado a la lectura del código de barras de un producto, si lo conoces claro, esta opción es útil si el pedido a proveedor lo estás haciendo en tu mismo almacén picando aquellos productos que quieres pedir concretamente. Si está en modo “automático”, se añadirá a la lista una unidad de dicho prodcuto. Si está en modo manual, el foco se irá al cuador “unidades” y luego al de “coste” a fin de que puedas introducir las unidades que quieres pedir y el coste del producto acordado (si fuera diferente al que hay en la base de datos)

El check “tomar coste del producto padre” hace que el precio de coste de una combinación tome el precio de coste de su producto padre, si no está marcada, el precio de coste se establecerá al de la combinación. Esta opción no es relevante si no usamos combinaciones de productos.

  • A través del botón “todos los productos de proveedor”

Este botón añadirá TODOS los productos del proveedor seleccionado estableciendo 1 unidad para cada uno.

  • Cargar desde archivo

Es posible leer un archivo CSV con 2 columnas (código de barras y unidades), así cargaremos la lista rápidamente.

  • Cargar desde pedido

Podemos indicar un ID de pedido de venta para cargar el pedido de compra, esta opción es útil para tiendas que por ejemplo piden a su proveedor cuando venden su producto.

  • Cargar a través del buscador

Con el botón “añadir productos” accederemos al buscador de productos y añadiremos uno o varias líneas según nos comvenga.

Observarás que la lista se va llenando, en la columna “unidades” puedes hacer todas la modiificaciones que quieras, esta será la columnas de uniades a pedir y finalmente serán las que se procesen en la segunda parte de este workflow. Si te das cuenta, en el estado de la operación está marcado “En creación”, la operación debe estar en este estado hasta que finalicemos la tarea de introducir productos en la lista para pedir al proveedor.

Es muy importante saber que la operación solo finalizará si marcas la casilla “ejecutar tras guardar”, esto hará que se ejecuten las operaciones de movimientos. El hecho de seleccionar el estado “finalizado” en la lista desplegable, NO FINALIZA la operación.

Una vez que finalicemos el paso 1, no importando las veces que haya que entrar en la gestión del albarán, cambiaremos el estado interno a “Pendiente de recibir” y ya pasaremos al paso 2 cuando realmente recibamos la mercancía. En la pantalla general de operaciones, tenemos el botón “imprimir documento” que nos valdrá para enviárselo al proveedor a modo de “pedido” o para llevar un control en papel de lo que vamos pidiendo.

  • Paso 2 – La recepción de la mercancía, casación

En este paso realmente podemos realizar dicha recepción en el momento, o establecer un nuevo estado a la operación llamado “recibido – pendiente de casar”. Date cuenta que estos estados son solo para uso interno, es una forma de saber rápidamente en que estado está una operación si son varias las personas implicadas en el proceso, si solo es una persona la implicada, puede saltarse ese estado y pasar directametne a “en casación”.

El estado de “casación” hace que aparezcan algunos botones nuevos y pone la operación en estado de “casación”, la casación es la comprobación de que lo que hemos recibido es lo que hemos pedido, ni más ni menos.

Cuando la operación está en modo “casación”, lo que introduzcamos por el cuadro de “cargar por código de barras” pasará a copmrobarse en la lista de productos pedidos, así como sus unidades. Si picamos algo que no está seremos avisados. También podemos meter manualmente las unidades recibidas en la columna “uds recibidas”, cuando terminemos de repasar los productos que hemos recibidos, podemos hacer click en “comprobar” para ser avisados de si hay o no algo que revisar en la introducción de la mercancía.

La casación nos alerta mediante colores aquellas líneas que están correctas (verde) y las que no (rojas). Y las que se quedan blancas es porque no se ha procedido a leerlas o a introducir mercancía recibida (puede ser que no haya venido por falta de stock en el proveedor por ejemplo).

En este momento ,debemos igualar la columna “UDS” con la de “UDS RECIBIDAS” para proceder ya al tercer paso. En este paso de “casación” podremos ya también rellenar la fecha real de recepción y el número de factura del proveedor, si procede.

  • Paso 3, la finalización de la operación

Una vez que la mercancía está recibida y casada, la operación está lista para ejecutarse (es decir, que suba la mercancía realmente a nuestra tienda / almacén), para ello, no es necesario elegir el estado “finalizado” ya que innovacommerce lo selecciona automáticamente al guardar la operación con el check “ejecutar tras guardar” activado. En ese momento, se realiza la operación y ésta queda guardada para consultas posteriores.

  • Workflow: Entrada manual de stock sin pedido previo a proveedor

Está claro que en muchos momentos puedes necesitar hacer una entrada de mercancía de forma manual sin haber habido un pedido de proveedor previo, en este caso, el procedimiento es idéntico al del anterior Workflow, salvo que no es necesario tener en cuenta los estados ni casar la operación. Tampoco importará el proveedor seleccionado. En estos casos, el estado inicial será “en creación” mientras estemos creando la operación y una vez finalizada pasará a “finalizada”

Como en el anterior workflow, en el mini-asistente inicial, selecciona “pedidos a proveedor o entrada de mercancía” y luego opera como si fueras a pedir al proveedor. Cuando finalices, activa el check “ejecutar ahora” y guarda la operación y ésta añadirá el stock a tu tienda / almacén de destino (el que hayas seleccionado para la gestión)

  • Workflow: Salida de stock

Las salidas de stock pueden ser motivadas por una devolución a proveedor o, dependiendo de la actividad pueden ser mermas, roturas, caducidades o robos incluso. En cualquier caso, es una “baja” del stock de nuestra tienda / almacene. El procedimiento es idéntico a los explicados (en lo que a la introducción de productos se refiere), salvo que esta vez, marcaremos la casilla “Almacén de origen (salida de mercancía)

  • Workflow: Traspaso de stock

En el traspaso de stock entra en juego ambas gestiones, por un lado estableceremos el almacén de origen y en el otro el de destino, tras finalizar una operación de traspaso, se descontará stock del almacén de origen y se sumará al de destino.

Convertir en factura soportada una operación de pedido a proveedor

Las operaciones que hayan sido “pedidos a proveedor” pueden convertirse en “factura soportada” haciendo click en el botón “convertir a factura soportada” en la lista de operaciones. En ese momento, esas operaciones pasan a un estado especial llamado “Generada factura soportada” y pudiénsose consultar en el apartado facturación -> facturas soportadas.

Texto revisado en Abril de 2017

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